Información sobre el uso del Sistema Interno de Información y los principios esenciales del Procedimiento de Gestión

El sistema interno de información está abierto a cualquier persona que mantenga o haya mantenido una relación laboral o profesional con la organización. El objetivo es que nadie con información relevante sobre una infracción se sienta excluido. Pueden utilizarlo:

• Personal interno: Empleados (fijos o temporales), directivos y accionistas.

• Colaboradores externos: Autónomos, proveedores, contratistas y subcontratistas.

• Candidatos y ex-empleados: Personas en procesos de selección o que ya hayan finalizado su contrato con la empresa.

• Personal en formación: Becarios, voluntarios y trabajadores en periodos de prácticas.

Recuerda: Todas estas personas cuentan con la garantía legal de confidencialidad y protección total frente a cualquier tipo de represalia.

No.

Solamente en relación con aquellos que tengan que ver con el ámbito material establecido en  la Directiva (UE) 2019/1937 (art. 2) y la Ley 2/2023 (art. 2), y que es el siguiente:

1.- Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

a) Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 sobre las siguientes materias:

•  contratación pública,
• servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo,
• seguridad de los productos y conformidad,
• seguridad del transporte,
• protección del medio ambiente,
• protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear,
• seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales,
• salud pública,
• protección de los consumidores,
• protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información

b) Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);

c) Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

2.- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

¿Qué hechos quiere denunciar? Describa los hechos de la forma más detallada, precisa y objetiva posible. Incluya todos los hechos que considere relevantes. No es necesario que realice una calificación jurídica de los mismos.

¿Cuándo han ocurrido? Conocer el período temporal referido por los hechos y si los mismos se siguen produciendo en la actualidad, ayudará a llevar a cabo una investigación eficaz de los mismos.

¿Dónde han ocurrido? Conocer la ubicación corporativa, departamental o física de los hechos, puede ser un dato muy importante.

¿Puede aportar alguna prueba? Detalle, si lo conoce, qué personas están implicadas y qué personas podrían testificar sobre estos hechos. ¿Tiene documentos que ayuden a probar los hechos denunciados? No es obligatorio, pero puede resultar clave para aplicar filtros de conflicto de interés, facilitar la investigación y dilucidar la veracidad de las afirmaciones contenidas en la denuncia.

Se garantiza la confidencialidad total y absoluta del denunciante, denunciado y de otras personas que pudieran estar relacionadas, así como del contenido de la denuncia.

El sistema interno de información permite el anonimato, por lo que serán aceptadas para su tramitación aquellas denuncias sin tener los datos de identificación del denunciante, no necesitamos sus datos para tramitar la denuncia.

En el caso de que quiera dar a conocer los datos personales suyos como denunciantes. Los datos personales serán conservados en el sistema interno de informaciónl únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación (si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación), se procederá a su supresión, salvo que se conserven de manera anonimizada a los efectos de acreditar la existencia y funcionamiento del sistema interno de información. En casos de especial complejidad, el plazo de tres meses inicialmente previsto para iniciar la investigación podrá ampliarse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Se informa de que las denuncias a las que no se haya dado curso, se eliminarán o en su defecto únicamente podrán constar de forma anonimizada.

La Entidad tiene la obligación de contar con un libro-registro en el que se contengan las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad.

Este registro no será público y únicamente a petición de una Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo su tutela, podrá accederse al contenido. Los datos personales contenidos en el libro-registro se conservarán por el tiempo que sea necesario y proporcionado y, en ningún caso, se conservarán por un periodo superior a diez años.

Hay dos opciones para realizar la comunicación de manera anónima:

1. Utilizando su navegador pero sin facilitar los datos identificativos y de contacto. En este caso queda rastro de la dirección IP desde la que se realiza la comunicación, la cual puede ser requerida a la Entidad por las autoridades competentes.

2. Garantizando plenamente el anonimato de la comunicación en el entorno digital (también de la dirección IP, que puede identificar a la persona que navega por Internet), utilizando una red de anonimización. La herramienta más utilizada es la red TOR. La forma más sencilla de utilizar esta red es descargar e instalar el navegador Tor Browser, que se puede obtener desde la página https://www.torproject.org/download/download-easy.html.es. Otra forma es descargar el navegador Brave en https://brave.com/esI y luego abrir una pestaña privada con TOR.

IMPORTANTE: El código asignado cuando se realiza una denuncia es la única forma de acceso y es responsabilidad del denunciante conservarlo. Este canal garantiza la confidencialidad de las comunicaciones y ofrece la posibilidad de preservar el anonimato. Permite además mantener la colaboración con la Entidad en la comprobación de los hechos. Es importante que se mantenga el diálogo entre los denunciantes y la Entidad por medio de este canal para facilitar las tareas de investigación y comprobar los hechos. La falta de respuesta a los requerimientos de información formulados a través del Buzón de Denuncias podría suponer el archivo de las actuaciones.

El seguimiento y toda la comunicación se llevará a cabo exclusivamente dentro de la aplicación. para poder seguir garantizando el anonimato del denunciante.